Najveće pogreške organizatora evenata
Na blogu Eventbrite iskusni europski organizatori događanja podijelili su svoja iskustva u event managementu – najveće pogreške koje su napravili te što su iz njih naučili.
Rafael dos Santos, High Profile Media
Kada sam započinjao karijeru, htio sam se što više fokusirati na planiranje eventa – na kontaktiranje govornika, odabir lokacije i sve ostalo što je moj event trebalo učiniti sjajnim. U čemu sam pogriješio? Nisam gotovo ništa vremena posvetio promociji i prodaji ulaznici za event. Rezultat je bio mizeran; rezervirali smo dvoranu za 300 sudionika (zajedno sa svom tehničkom opremom i kamerama za snimanje), a pojavilo ih se svega 20! Katastrofa!
Bez obzira koliko ‘cool’ izgleda prostor, vaš event će propasti ako su vam u publici samo prazne stolice. Danas, moj je prioritet promocija! Nakon što posložim temelje, 70% svog vremena ulažem u prodaju i marketing eventa.
Melissa Saunders, Freelance Marketing Consultant
Konferencijski prostor (koji je u međuvremenu zatvoren) jednom je prilikom ugostio event kojemu je cilj bila promocija odgovornog ponašanja prema kućnim ljubimcima; bio je to pet-friendly event. No, nekoliko je osoba bilo jako ljutito zbog fotografije koju je organizator koristio za promociju eventa, a na kojoj je životinja izvodila nekakav trik. Njihove kritike brzo su dospjele na društvene mreže, gdje je u kratkom roku 200 ljudi objavilo svoje negodovanje ovim eventom. Samo su dva komentara bila napisana od osoba koje su uistinu posjetile događanje, a većina ih je bila lažnih. Priča je dospjela i do nacionalnih medija te je voditeljima konferencijskog prostora trebalo dva tjedna da stvari stave pod kontrolu, bez obzira što je kongresni prostor imao svu potrebnu dokumentaciju i protokole oko postupanja prema životinjama.
Događanja koja uključuju životinje mogu biti krajnje rizična. Javnost obično ne razlikuje organizatora događanja od domaćina događanja (prostora), posebno ako je kongresni prostor općenito poznatiji brend. U ovakvim okolnostima svakako je dobro imati iskusnog ‘kriznog managera’ kako bi upravljao situacijom i minimizirao štetu.
Justin Crane, The Crane Event
U svojim počecima organizirao sam event koji se preklapao s većim događanjem koje se održavalo u istom gradu. Iako sam u svom kalendaru imao debelo zaokružene datume održavanja eventa, nisam provjerio s dobavljačima imaju li oni zabilježeno isto. Samo nekoliko dana prije početka, shvatio sam da nisu znali točan datum te smo uz nekoliko vrlo napetih razgovora ipak uspjeli ‘izvući’ događanje, ali daleko od toga da je sve teklo glatko.
Nikada ne zaboravite osnove! Dva ili tri puta provjerite sve dogovoreno, kako biste bili sigurni da su svi dobavljači koordinirani te da biste izbjegli nesporazume.
Guy Eaton, On Event Production Co
U našoj agenciji eventima pristupamo sa stavom kako nam ništa nije problem, što je došlo pod veliki upitnik u slučaju jednog klijenta prije nekoliko godina. Organizirali smo jednu od njihovih konferencija, a klijent je neprestano odgađao odobrenje kreativnog rješenja. Na kraju, morali smo sve poslati u tiskaru doslovno u zadnji čas te su nam materijali bili isporučeni na samu lokaciju eventa, što znači da nismo mogli napraviti naše uobičajene provjere. Imali smo postavu prostora u nedjelju popodne, kada smo shvatili da je jedan od materijala ostao potpuno prazan, bez otiska. Nakon nekoliko uzrujavajućih poziva imali smo sreću zateći dežurnu osobu u tiskari u to vrijeme. Uspjeli smo dobiti novo otisnuti materijal taman prije dolaska prvih sudionika, ali osjećaj nikako nije bio ugodan.
Prvo, odaberite kvalitetne dobavljače. U našem slučaju, radili smo s tiskarom koja je stvarno bila spremna odmah reagirati na grešku. Drugo, nemojte biti previše popustljivi prema klijentima; rokovi postoje s razlogom te se ovo ne bi dogodilo da su dali autorizaciju na vrijeme. Stvarno smo se ‘izvukli za dlaku’ taj put!
Nick de Haan, Wonder Fields Festival
Moja najveća greška je bila naivno shvaćanje upravljanja vremenom potrebnim za organizaciju jednog glazbenog festivala. Prije nekoliko godina, kad smo pokrenuli Wonder Fields Festival, ideja da bismo trebali raditi čitavu godinu za samo jedan vikend održavanja festivala, mi je bila čudna. Sada mi je to, pak, imperativ. Tada sam odlučio posvetiti samo jedan dan u tjednu za planiranje festivala, što sam kasnije shvatio da je itekako nedovoljno.
Kada se radi o vašem poslu ili o festivalu koji organizirate, nikada se ne možete sasvim isključiti. Sada 12 mjeseci unaprijed planiram svaki festival i postavljam si rokove puno unaprijed, što rezultira puno opuštenijom atmosferom. Smatram kako ovakav manji festival nije sredstvo za brzo bogaćenje, već zahtijeva kontinuiranu posvećenost. Poslujemo na vrlo riskantnom i visoko zasićenom tržištu glazbenih događanja; bez fleksibilnosti i jasnog planiranja propali bismo.
Jason Allan Scott, event manager i govornik
Organizirao sam dodjelu nagrada koja je uključivala skulpture od leda, a koje su se gotovo otopile radi pogreške s klima uređajima. Isprva je samo nekoliko sudionika primijetilo što se događa, no uskoro su svi počeli komentirati. Hoće li skulptura pasti na pozornicu ili na stol s VIP uzvanicima? Srećom, srušila se između njih, na radost svih gostiju.
Možete se pripremiti koliko god je moguće, no morate prihvatiti da neće uvijek sve proći bez iznenađenja. U trenucima stvarne krize, potražite čim prije pomoć i ne sramite se priznati pogrešku. Više glava zajedno će lakše pronaći rješenje problema.
Izvor: PoslovniTurizam