12 savjeta kako sudionicima događanja zadržati pažnju

Previše informacija može kod sudionika događanja izazvati prezasićenost i pad koncentracije. Ovih 12 savjeta će pomoći da se to ne dogodi i na vašem događanju.

Nemojte dopustiti da važne informacije ostanu nezapamćene i da se izgube u gomili podataka koje je ponekad teško procesuirati. Cjelodnevno predavanje može biti ispunjeno odličnim, vrhunskim i zanimljivim predavačima, novim idejama i inovativnim projektima. Iako na prvu zvuči dobro, previše informacija ponekad može zadavati problem sudionicima zbog prezasićenosti i nemogućnosti da sve važno zapamte.

Daniel Levitin, autor knjige „The Organized Mind: Thinking Straight in the Age of Information Overload,” ističe da procjene pokazuju da je prije 10 godina bilo 30 egzabajta informacija, a danas čak 300. Dok je uglavnom više informacija dobro, nije baš uvijek takav slučaj. Ljudski mozak može procesuirati 3 ili 4 informacije u isto vrijeme. Zato Levitin smatra da ukoliko se znatno poveća količina informacija, dolazi do pada koncentracije, slabije procjene važnosti informacija i ono što je najvažnije – gubitka fokusa i usredotočenosti. Nemojte dopustiti da se to dogodi i tijekom vašeg događanja. Donosimo 12 savjeta koji koji će pomoći da sudionici događanja nauče upravljati informacijama, a samim time i spriječiti zasićenost informacijama.

Organizirajte dovoljno pauza

Višesatna predavanja jedno za drugim nisu baš najbolje rješenje, čak i kada su predavanja iznimno zanimljiva i interaktivna. Ako nema dovoljno pauza između predavanja, ili su pauze jako kratke, sudionici neće imati vremena procesuirati sve dobivene informacije. Ukoliko je prevelika koncentracija informacija, a oni nemaju dovoljno vremena ih procesuirati, doći će do pada koncentracije i vrlo lako bi mogli izgubiti interes. Umjesto toga, omogućite im duže pauze tijekom kojih će imati vremena razgovarati o predavanjima i razmjenjivati iskustva s ostalim sudionicima.

Pripremite konverzacijsku oazu

Kao dodatak pauzama, osigurajte prostor gdje sudionici mogu međusobno razgovarati o tome što su do sada naučili. Razmjena ideja i iskustava je najbolji način procesuiranja i memoriranja informacija.

Ponudite mobilnu aplikaciju

Omogućite im mobilnu aplikaciju vašeg događanja, tako da se nakon događanja mogu podsjetiti svih predavanja i glavnih tema. Na taj način će sudionici, ukoliko žele, uvijek moći podijeliti bitne informacije predavanja s ostalima. Pristup snimljenim snimkama s predavanja je još bolja opcija.

Osmislite igru

Jednostavna igra koja se temelji na pamćenju, ponavljanju onoga što je rečeno i samoj diskusiji, pomoći će sudionicima da se prisjete informacija na zanimljiv način.

Zapisujte na razglednicama

Jedan od najboljih načina da se izbjegne prezasićenost informacijama je zapisivanje bitnog. Ovo se može postići tako da sudionici vode bilješke ili dnevnik tijekom događanja. Još jedan dobar način da se sudionike natjera da zapisuju je da im se kaže da na event donesu razglednice s markicom. Na svakoj razglednici trebaju napisati važne detalje i natuknice s pojedinog predavanja ili nešto što bi htjeli primijeniti u poslu. Zatražite od njih da na zadnji dan događanja sami sebi pošalju razglednice. Razglednice bi im trebale stići par dana nakon završetka eventa i u pravi trenutak da se podsjete i naprave popis što je naučeno i što mogu primijeniti u svakodnevnoj praksi. Time što zapisuju natuknice, opuštaju mozak i zato neće doći do prezasićenosti informacijama.

Osmislite zabavni kutak

Neki organizatori događanja vole npraviti zabavni kutak kako bi se sudionici za vrijeme pauze mogli opustiti, slikati sa zanimljivim rekvizitima i sl. Taj kutak se može obogatiti i slikovnicama za bojanje za odrasle ili pak zanimljivim igrama na ploči. Nije toliko bitna aktivnost koju ćete osmisliti već sama pauza za opuštanje. Nakon više uzastopnih predavanja, sudionicima je prije svega potreban mentalni odmor.

Ne pretjerujte s programom

Nemojte raditi previše ambiciozan program događanja. Lagani program će sudionicima omogućiti da procesuiraju sve informacije. Ako im ponudite uzastopna višesatna predavanja bez dovoljno pauze, sudionici će izgubiti koncentraciju i informacije neće doprijeti do njih.

Omogućite pauzu za posao

Iako su sudionici spremni platiti i visoke kotizacije za događanje koje ih zanima, ponekad za vrijeme događanja trebaju odvojiti vrijeme i za svakodnevni posao te odraditi neodgodive zadatke. Ponekad se na poslu dogodi nešto neplanirano što treba hitno riješiti pa će ovakve pauze za posao sigurno dobro doći. Također, ako im omogućite da ostanu povezani s poslom, više će pažnje posvetiti predavanjima i aktivnije sudjelovati. Isto se odnosi i na privatni život. Teško da će se netko moći koncentrirati ako zna da na poslovnom ili privatnom planu ima problema.

Pazite na dnevni raspored

Studije dokazuju da umor uzrokovan donošenjem odluka može biti zaista težak i iscrpljujući.  Ako u programu događanja imate zahtjevnije i duže predavanje, bolje je održati ga ranije tijekom dana. Naravno da to ne treba biti baš u 7:30, ali svakako bolje ranije tijekom dana nego kasnije.

Budite organizirani

Neorganiziranost i smušenost može iscrpiti i vas i sudionike događanja. Ako imate materijale, informacije i sve što vam treba, organizirajte sve na vrijeme. Uvijek možete sastaviti glavne natuknice vezane uz sam program događanja, kako bi sudionici imali skraćenu verziju svega što je bitno.

Osmislite teme

Izdvojite važne teme iz pojedinih predavanja i grupirajte ih kako bi sudionici mogli o tome razmjenjivati mišljenja i sudjelovati u diskusiji. Sudionici uvijek mogu te teme iskoristiti za vlastito poslovanje i promijeniti nove ideje u svakodnevnom radu.

Odvojite vrijeme za predavače

Neki organizatori događanja u raspored između teških predavanja uvrste i druženje s predavačima, ali to može izazvati i suprotan učinak. Takva vrsta druženje vrlo brzo poprimi prodajni efekt i svatko svakome pokušava nešto prodati. Umjesto toga, bilo bi bolje druženje organizirati izvan prostora događanja, ne neformalnom terenu gdje će se i sudionici i predavači više osjećati kao na pauzi i biti opušteniji.

Izvor: eventmanagerblog.com